Missions-Manager

1.1   Portée :

Gestion des missions telles que :

• Transformation juridique
• Émission d’actions nouvelles
• Émission d’obligations convertibles
• Émission sous le pair comptable
• Modification classe d’actions
• Acompte sur dividende
• Test d’actif net
• Test de liquidité et de solvabilité
• Limitation de droit de souscription
• Fusion / Scission
• Apport en nature augmentation de capital
• Apport en nature pour une constitution de société
• Quasi apport
• Liquidation en un acte
• Liquidation (ISA)
• Mandat de commissaire : offre
• Mandat de commissaire : maintien
• Mandat de commissaire : Tâches liées à l’ISQM lors de la réalisation

Possibilité de paramétrer ses propres missions (quel ce soit des missions légales ou non, telles que des missions d’expertise pour le parquet).

1.2   Documentation

Pour tous les types de missions des modèles pré-paramétrés tels que :

• Budget Heures
• Lettre de mission
• Lettre de discontinuité
• Programme de travail
• Canevas de rapport de l’organe d’administration
• Modèle de document de règles d’évaluation
• Lettre d’affirmation
• Rapport du réviseur
• …

1.3   Formulaires

Suites de formulaires nécessaires à la prise d’information nécessaire à la réalisation de la mission.
Les formulaires sont différents pour chaque type de mission.
Exemple :

• Fiche d’information client (dépendant du type de client)
• Fiche d’information de mission
• Checklist acceptation mission
• Formulaire d'indépendance
• Déclaration indépendance (utilise un mécanisme de sondage au niveau de tout le cabinet)
• Suivi des faits compromettants
• Questionnaire de suivi des documents à fournir par le client (méthode interactive)
• Disponibilité des ressources
• Formulaire de Contrôle situation
• Suivi postclôture
• …

Les formulaires sont conçus de manière didactique :

En fonction des réponses aux questions, ils signalent les risques et actions à prendre ou les documents nécessaires à demander au client pour le bon déroulement de la mission.

1.4   AML

Un module de gestion des contacts (personnes morales ou physiques) lors de la mission permet d’encoder les personnes liées à la mission avec, entre autres, les informations nécessaire pour le module AML :

• Adresse
• Date et lieu de naissance
• Mandataire
• Risque et commentaire
• Actionnaire (+ pourcentage d’action possédé)
• Bénéficiaire effectif
• Administrateur
• PPE + Preuve de screening logiciel PPE
• Carte d’identité (avec date et numéro)

Présence de tous les formulaires et génération des documents nécessaires, tels que :

• Analyse individuelle AML
• Formulaire analyse AML spécifique au client
• Génération automatisée du document d’identification et vérification de l'identité du client
• Génération automatisée du document identification et vérification de l'identité du mandataire
• Génération automatisée du document de déclaration des bénéficiaires effectifs

Formulaires adaptés au type de clients :

• Football
• Cryptomonnaie
• Activité immobilière
• Or et métaux précieux
• Horeca
• Construction
• ...

1.5   Fonctionnalités complémentaires

• Génération automatique et gestion des documents sans devoir ouvrir le logiciel Word.
• Intégration d 'un traitement de texte en ligne (web) est intégré au logiciel pour ne pas devoir télécharger un document, le modifier avec Microsoft Word puis l’uploader.
• Génération automatique des PDF
• Préparation des mails (avec votre application mail) pour les clients (avec gestion du choix pertinent d’envoi de fichier PDF ou Word si le client doit modifier le document)
• Centralisation de tous les documents en seul endroit classé par catégorie. Les formulaires sont considérés comme des documents.
• Gestion de l’archivage avec rappel dans les tableaux de bord.
• Module de gestion des contacts : gère l’arborescence des contacts (entreprises – personnes physiques)
• Gestion des faits marquants
• Ajoute de tâche dynamique pendant la mission telle que :
  • Note pour un collègue
  • Tâche de validation d’une tâche avec possibilité de directive pour retravailler la tâche
  • Ajout en cours de route des tâches nécessaire lors du besoin d’un EQR (dans la même mission)
  • ...

1.6   Gestion de la déclaration d’indépendance

• Un outil intégré pour envoyer automatiquement à toutes les personnes concernées du cabinet un sondage pour la déclaration d’indépendance.
• Trois questions à répondre et une signature par code pin pour garantir que le cabinet respect la norme.
• Cela permet un suivi de qui a répondu ou non ainsi que des commentaires qui ressortent du sondage.

1.7   Module de gestion des apports

Pour toutes les missions qui nécessitent la gestion des apports, un module permet de gérer tous les types d’apports tels que :

• Chaque type d’apport à ses formulaires de questions et de demandes de documents adaptés :
  • Créance
  • Immobilier
  • Immobilisations corporelles
  • Immobilisations incorporelles
  • Titres
  • Universalités de biens

Les documents introduits sont fournis avec un formulaire d’évaluation avec un système d’aide pour retrouver l’information pertinente nécessaire tels que :

• Pour un accord :
  • Date de l'accord
  • Identité des personnes
  • Condition particulière
• Pour une créance
  • Identité des créanciers
  • Montant
• …

Outre le logiciel lui-même, quelques points important d'utilisation :

• Augmentez votre productivité
• Le travail dans vos dossiers plus efficaces
• Simplification de toutes vos procédures quotidiennes
• Adapté selon les objectifs du cabinet
• Rentabilisez vos opérations au fil des jours

Mais aussi, une partie importante de Missions-Manager c'est :

• N’importe quelle information du dossier du client ou de ma mission est récupérable dans un document, un rapport ou des statistiques
• Possibilité de gérer soi-même très facilement ses documents avec champs de fusions
• Pour créer des formulaires, un simple fichier Excel structuré à remplir et à fournir au logiciel Missions-Manager
• Facilité de partager des paramétrages entre cabinets
• Base de données de connaissance partagée qui peut être nourrie par la communauté

Tableau de bord spécialisé dans le suivi de ses missions :

• Suivi par grande étape avec les dates butoirs intégrées
• Suivi de l’état d’avancement de la mission entière ainsi qu’étape par étape :
  • Nombre de tâches déjà faites
  • Nombre de tâches restantes
  • Nombre de tâches en retard
  • Nombre de tâches en attente d’une autre
• Couleur représentant les tâches en cours :
  • Blanc : encore rien de fait
  • Jaune : on a commencé à travailler
  • Rouge : on est en retard
  • Vert : tout est fait
• À partir de l’en-tête, on entre dans la mission
• À partir d’une étape, on réalise directement une tâche sans entrer dans la mission
• Suivi des missions à archiver
• Filtre sur les missions

Chaque modèle de mission est lié à un ou plusieurs modèles procéduraux ISQM officiel.

• Une réponse au risque attend la réalisation d’un certain nombre de tâches
• Les tâches sont directement reliées aux réponses aux risques
• Réaliser les tâches dans la mission active automatiquement les réponses aux risques de manière transparente tout en sachant quel risque il résout
• Le manager regarde la mission orientée travail, le responsable ISQM regarde la même mission orientée Risque et réponses aux risques

Un module de gestion de connaissance permet au cabinet d’enrichir ses connaissances dans le cadre de situation complexe liée à certaines catégories de clients et de mission.

De plus la base de données et liée à une base de données communautaire contenant déjà plus de 1.300 articles tous catégorisés et marquée de mots clés pour faciliter les sujets à retrouver.

Ces articles et avis provient des informations provenant :

• site de l’ICCI
• des revues ITAA
• Du livre des avis de la Commission juridique de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises (1988-2012)

Exemple de mots clés :

• AML
• AG
• Arbitrage
• Brevet
• Crypto-monnaie
• Fonds de pension
• Honoraires
• Juge d'instruction
• Réviseur stagiaire
• Pécule de vacances et index
• Syndic/copropriété
• Usufruit
• …

Les timesheet dans Missions-Manager est un outil intégré qui vous permet de voir le temps que vous, votre équipe ou votre cabinet consacrez à chaque tâche d’un projet ou d'un dossier.

• Gestion du temps passé à la mission en temps réel au fur et à mesure de sa réalisation (pas besoin d’encoder ses temps en fin de semaine)
• Possibilité de prévoir les temps moyens par tâches pour calculer la charge de travail du cabinet, d’une personne, d’une mission…
• Mets dans la gestion forfaitaire, comparaison du temps demandé par rapport au temps réellement passé.
• Gestion de ses fiches de travail en dehors des missions (travail administratif, recherche, amélioration des procédures…)
• Possibilité d’encoder des fiches de travail pour de client qui n’ont pas de mission légale.
• Possibilité d’encoder le temps passé pour le travail fait pour un autre cabinet de son réseau.
• Suivi du remplissage de toutes ses journées de la semaine.
• ...

La facturation dans Missions-Manager est un outil intégré qui vous permet de facturer vos clients selon les timesheets de votre équipe ou votre cabinet consacrez à chaque tâche d’un projet ou d'un dossier.

• Gestion de la facturation forfaitaire et en régie.
• Comparaison entre ce qui a été facturé et le temps réellement passé (valorisé par le coût du collaborateur)
• Gestion des prix par catégorie pour adapter directement tous les prix d’un coût dans le cadre des indexations ou augmentation volontaire.
• Gestion des différents coûts horaires des collaborateurs.
• Articles dédicacés au forfait, acompte, clôture de facturation pour un calcul automatisé.
• Intégration de tâche de facturation dans le template de la mission pour rappeler quand il faut facturer avec un lien direct avec le module de facturation et un calcul automatique des montants à facturer.
• Outils classiques de gestion : impayé, terminé, note de crédit, rappel…
• ...

Dans cette partie, nous parlerons des tâches de la gestion des mandats par une :

Gestion de la partie « Acceptation (composante C3)» de la même manière qu’une mission spéciale :

• Document de base
• Acceptation
• AML
• Sondage pour les déclarations indépendances
• …

Gestion de la partie « Réalisation (composante C4) » comme dans l’ISQM

• On fait tout à un seul endroit, plus besoin d’aller réaliser les actions dans la partie ISQM
• On gère le temps passé
• On gère les faits marquants
• On a accès au module knowledge management

Notre entreprise continue les développements nécessaires afin que les réviseurs puissent suivre leur cabinet selon leurs objectifs, les normes ainsi que les procédures en vigueurs.
Actuellement, nous mettons en place l'intégration de toute la facturation sur base de forfait ou des TimeSheet selon les dossiers missions des clients.
Bien sûr, nous restons vigilant aux multiples demandes des réviseurs et des cabinets et aux normes pour fournir un logiciel professionnel et spécialisé pour toute la profession.