Missions-Manager

1.1        Toepassingsgebied :

Beheer van opdrachten zoals:

• Juridische transformatie
• Uitgifte van nieuwe aandelen
• Uitgifte van converteerbare obligaties
• Uitgifte onder de fractiewaarde
• Wijziging van aandelenklasse
• Interimdividend
• Nettoactieftest
• Liquiditeits- en solvabiliteitstest
• Beperking van het inschrijvingsrecht
• Fusie/scheiding
• Kapitaalverhoging inbreng in natura
• Inbreng in natura voor de oprichting van een vennootschap
• Quasi-bijdrage
• Liquidatie in één handeling
• Liquidatie (ISA)
• Mandaat van de commissaris: aanbod
• Mandaat van de commissaris: behoud
• Mandaat van de commissaris: Taken in verband met de ISQM bij de uitvoering

Mogelijkheid om uw eigen opdrachten op te zetten (juridische of niet-juridische taken, zoals opdrachten van deskundigen voor het openbaar ministerie).

1.2   Documentatie

Voor alle soorten opdrachten van voorbereide modellen, zoals :

• Tijdsbegroting
• Opdrachtbrief
• Discontinuïteitsbrief
• Werkprogramma
• Verslagontwerp van het bestuursorgaan
• Documentontwerp van waarderingsregels
• Brief van bevestiging
• Verslag van de revisor
• ...

De documenten worden automatisch samengevoegd met de gegevens in het bestand, dus je hoeft het Word-document niet te openen om het document in te vullen.

1.3   Formulieren

Follow-up van de formulieren die nodig zijn voor het verkrijgen van de informatie die nodig is voor de uitvoering van de opdracht.
De formulieren zijn verschillend voor elk type opdracht.
Voorbeeld :

• Klanteninformatieblad (afhankelijk van het type klant)
• Factsheet over de opdracht
• Controlelijst aanvaarding van de opdract
• Onafhankelijkheidsformulier
• Onafhankelijkheidsverklaring (gebruik een stemmechanisme op bedrijfsniveau)
• Follow-up van compromitterende feiten
• Vragenlijst voor de follow-up van door de klant te verstrekken documenten (interactieve methode)
• Beschikbaarheid van middelen
• Situationeel controleformulier
• Follow-up na afsluiting
• ...

De formulieren zijn op een didactische manier ontworpen: afhankelijk van de antwoorden op de vragen geven ze aan welke risico’s en acties moeten worden genomen of welke documenten nodig zijn om de klant te vragen om de opdracht soepel te laten verlopen.

1.4   AML

Een module voor contactbeheer (rechtspersonen of natuurlijke personen) tijdens de opdracht maakt het mogelijk de met de opdracht verbonden personen te coderen met onder meer de informatie die nodig is voor de AML-module:

• Adres
• Geboortedatum en -plaats
• Mandataris
• Risico en commentaar
• Aandeelhouder (+ percentage aandelen)
• Uiteindelijk begunstigden
• Beheerder
• PPP + Bewijs van PPP-screeningsoftware
• Identiteitskaart (met datum en nummer)

Aanwezigheid van alle formulieren en het genereren van noodzakelijke documenten, zoals:

• Individuele AML-analyse
• Klantspecifiek AML-analyseformulier
• Geautomatiseerd genereren van het identificatie en verificatie van de identiteit van de klant document

1.5   Functies

• Automatisch genereren en beheren van documenten zonder Word te hoeven openen
• Een online tekstverwerker (web) is geïntegreerd in de software, zodat u geen document hoeft te downloaden, wijzigen met Microsoft Word en vervolgens uploaden.
• Automatisch PDF's genereren
• Voorbereiding van e-mails (met behulp van je e-mailprogramma) voor klanten (met beheer van de relevante keuze voor het verzenden van een PDF- of Word-bestand als de klant het document moet wijzigen)
• Centralisatie van alle documenten op één plaats, ingedeeld per categorie. Formulieren worden beschouwd als documenten.
• Archiveringsbeheer met herinneringen in dashboards.
• Contactbeheermodule: beheert de contactboom (bedrijven - personen)
• Beheer van belangrijke gebeurtenissen
• Voegt dynamische taken toe tijdens de opdracht, zoals :
  • Opmerking voor een collega
  • Taak voor taakvalidatie met de mogelijkheid van een richtlijn om de taak te herwerken
  • Taken toevoegen langs de weg bij het nodig hebben van een EQR (in dezelfde opdracht)
  • ...

...

1.6   Beheer van onafhankelijkheid

• Mogelijkheid om de geïntegreerde tool te gebruiken om automatisch een enquête voor de onafhankelijkheidsverklaring naar alle betrokkenen in het bedrijf te sturen.
• Drie vragen te beantwoorden en één handtekening per pincode om ervoor te zorgen dat het bedrijf aan de standaard voldoet.
• Dit maakt het mogelijk om op te volgen wie al dan niet heeft gereageerd, evenals feedback uit de enquête.

1.7   Module Inputbeheer

Voor alle opdrachten waarvoor het beheer van bijdragen vereist is, maakt een module het mogelijk om alle soorten bijdragen te beheren, zoals :

• • Vorderingen
  • Onroerend goed
  • Materieel vast actief
  • Immaterieel vast actief
  • Effecten
  • Universaliteit van goederen

  Elk type bijdrage heeft zijn formulieren van vragen en verzoeken van aangepaste documenten.

De ingediende documenten worden voorzien van een evaluatieformulier met behulp van een systeem om de benodigde relevante informatie op te vragen, zoals :

• Voor een overeenkomst:
  • Datum van de overeenkomst
  • Identiteit van personen
  • Bijzondere voorwaarde
• Voor een vordering
  • Identiteit van schuldeisers
  • Bedrag
  • ...

Naast de software zelf zijn er nog een paar belangrijke punten om rekening mee te houden:

• Verhoog je productiviteit
• Efficiënter werken aan uw bestanden
• Vereenvoudig al uw dagelijkse procedures
• Aangepast aan de doelstellingen van uw bedrijf
• Uw dagelijkse activiteiten rendabeler maken

Maar ook, een belangrijk onderdeel van Missions-Manager is :

• Eender welke informatie uit het dossier van de klant of mijn opdracht is terugvorderbaar in een document, verslag of statistieken.
• Mogelijkheid om uw eigen documenten heel gemakkelijk te beheren met samenvoegvelden.
• Om formulieren te maken, een eenvoudig gestructureerd Excel-bestand om de software in te vullen en aan te bieden.
• Eenvoudig om instellingen te delen tussen bedrijven.
• Gedeelde kennisdatabase die door de gemeenschap kan worden gevoed.

Dashboard gespecialiseerd in de follow-up van zijnopdrachten :

• Follow-up in grote fasen met geïntegreerde deadlines
• Monitoring van de voortgang van de gehele opdracht en stapsgewijze:
  • Aantal reeds uitgevoerde taken
  • Aantal resterende taken
  • Aantal achterstallige taken
  • Aantal taken wachtend op een andere
• Kleur die de huidige taken weergeeft:
  • Wit: nog niets gedaan
  • Geel: we zijn begonnen met werken
  • Rood: we zijn te laat
  • Groen: alles is gedaan
• Vanuit de header gaan we de opdracht binnen
• Vanuit een fase wordt een taak direct uitgevoerd zonder de opdracht te betreden.
• Follow-up van te archiveren opdrachten
• Filter op opdrachten

Elk missiemodel is gekoppeld aan een of meer officiële ISQM-proceduremodellen.

• Het uitvoeren van taken in de opdracht activeert automatisch risicoreacties op transparante wijze terwijl je weet welk risico het oplost
• De manager kijkt naar de werkgerichte opdracht, de ISQM-manager kijkt naar dezelfde risicogerichte opdracht en risicorespons
• Een risicorespons wacht op de voltooiing van een aantal takenTaken zijn direct gerelateerd aan risicoreacties

Een kennisbeheermodule stelt het bedrijf in staat zijn kennis te vergroten in de context van complexe situaties die verband houden met bepaalde categorieën klanten en opdrachten.

Daarnaast is de database gekoppeld aan een community database die al meer dan 1300 artikelen bevat, allemaal gecategoriseerd en gemarkeerd met trefwoorden om gemakkelijker te vinden wat je zoekt.

Deze artikelen en aankondigingen zijn afkomstig van informatie afkomstig van :

• ICCI-website
• ITAA-tijdschriften
• De adviezen van de Juridische Commissie van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (1988-2012)

Voorbeeld van trefwoorden :

• AML
• AG
• Arbitrage
• Octrooi
• Cryptocurrency
• Pensioenfondsen
• Vergoedingen
• Rechter-commissaris
• Accountant-stagiair
• Vakantiegeld en index
• Syndicaat/Bedrijf
• Vruchtgebruik
• ...

De urenstaat in missions-manager is een geïntegreerde tool waarmee je kunt zien hoeveel tijd jij, je team of je bedrijf besteedt aan elke taak in een project of dossier.

• Beheer van de tijd besteed aan de opdracht in real time als het wordt gerealiseerd (het is niet nodig om de tijd te coderen aan het einde van de week)
• Mogelijkheid om de gemiddelde tijd per taak te voorspellen om de werklast van het bedrijf, een persoon, een opdracht te berekenen...
• In het forfaitaire beheer wordt de gevraagde tijd vergeleken met de werkelijk doorgebrachte tijd.
• Beheer van werkbladen buiten dienstreizen (administratief werk, onderzoek, verbetering van procedures...)
• Mogelijkheid om werkbladen te coderen voor cliënten die geen juridische opdracht hebben.
• Mogelijkheid om de tijd te coderen die wordt besteed aan het werk dat is verricht voor een ander bedrijf in zijn netwerk.
• Follow-up van de vulling van al zijn dagen van de week.

• Beheer van forfaitaire en tijdsafhankelijke facturering.
• Vergelijking tussen wat werd gefactureerd en de tijd die daadwerkelijk is besteed (gewaardeerd naar de kosten van de werknemer)

Facturatie in Missions-Manager is een geïntegreerde tool waarmee je je klanten kunt factureren op basis van de uren die je team of bedrijf besteedt aan elke taak op een project of dossier.

• Prijsbeheer per categorie om alle prijzen van kosten in het kader van indexeringen of vrijwillige verhogingen rechtstreeks aan te passen.
• Beheer van de verschillende uurkosten van medewerkers.
• Items gewijd aan het pakket, aanbetaling, afsluiting van de facturering voor geautomatiseerde berekening.
• Integratie van facturatietaak in de opdachtsjabloon om terug te roepen wanneer te factureren met een directe link naar de factureringsmodule en een automatische berekening van de te factureren bedragen.
• Traditionele beheersinstrumenten: onbetaald, afgewerkt, creditnota, herinnering...

In dit gedeelte bespreken we de taken die komen kijken bij het beheren van mandaten via een :

Beheer van het Aanvaardiggedeelte (component C3) op dezelfde manier als een speciale opdracht

• Basisdocument
• Acceptatie
• AML
• Overzicht onafhankelijkheidsverklaringen
• ...

Beheer van het deel „Uitvoering (component C4)” zoals in de ISQM

• We doen alles op één plek, geen noodzaak om de acties in het ISQM-deel te doen
• Wij beheren de doorgebrachte tijd
• Wij beheren de hoogtepunten
• Wij hebben toegang tot de knowledge management module
• ...

Ons bedrijf blijft de nodige tools ontwikkelen om auditors in staat te stellen hun praktijken te controleren in overeenstemming met hun doelstellingen, normen en huidige procedures.
We implementeren momenteel de integratie van alle facturatie op basis van een vaste prijs of TimeSheet, afhankelijk van de opdrachtdossiers van de klant.
Natuurlijk blijven we waakzaam voor de vele verzoeken van auditors en kantoren en voor de normen om professionele en gespecialiseerde software te leveren voor het hele beroep.